書類のデータ化のススメ
コロナの影響で在宅勤務となった今日この頃（週１回ほどは出社していますが）。結果として家にいる時間が圧倒的に長くなったせいか、家の中で今までまったく気にならなかったことが気になったりしています。その影響で家具店に人があふれるといった経済事象も起きているので、みんなそうなのかなと(笑)。その中で思うことは、「家の中に使っていないものが意外と多いこと」。根が貧乏性なので、もともと買ったものを手放すのはすごく苦手なのですが、今こそ断捨離的な視点で家の中をすっきりさせようとがんばっています。その取り組みがメルカリともう一つ、書類のデータ化です。
家の中って意外と紙にあふれています。届く郵送物もしかり、契約書類や行政関係の資料、ものを購入した際の領収書などなど…。今ではスマートフォンで書類を撮影してデータ化することも可能ですが、専用のスキャナーを使ってのデータ化は、圧倒的に効率的です。むちゃくちゃラクです。ラクゆえに使う頻度も高くなります。画質も圧倒的に良いです。そしてまとめてスキャンするときの手間を考えると差は歴然です。
うちではPFU（富士通）のScanSnap ix1500を使っていますが、Dropboxに直接スキャンしたデータが送られるので１アクションで作業が完結します。この便利さは感動モノです。
慶應通信でいえば、スクーリングでもらうプリントはすべてデータ化してプリント自体は処分しています。資格試験の勉強でも、論述式試験の対策で作った自分の解答は、すべてデータ化してすぐ見直せるようにしていました。
また、ビジネスの観点では、名刺管理としてEightと連携しているので、交換した名刺はすべてスキャンしてアプリ管理をしています。あと、エセではありますが(笑)、僕は開業届を出している個人事業主でもありますので、領収書等もすべてデータ管理しています。
なお、データ化したからといって、契約書など書類自体を捨てられないものもありますが、ちょっと内容を確認したいときなど、データだとすぐにアクセスができます。僕はカード類などもすべてデータ化していますが、免許証とかはデータで提出する機会が割とあるのでDropboxなどのクラウドストレージにスキャンしたデータを入れておくと便利です。海外ではパスポートをデータ化していて助かったこともあります。
ちなみに、データ化して不要となった紙の書類はシュレッダーにかけてゴミに出しています。個人情報がなければ特にかける必要はないですが、念のため。いらない郵便物が届いたときは即シュレッダー行きでラクですし、毎年の年賀状もすべてスキャンした後にシュレッダーにかけています。
